Na czym polega motywowanie?

Ta no w jaki sposób działają pracownicy można w bardzo prosty sposób wpłynąć. Nie chodzi tu jedna o żaden przymus, ponieważ jego efekt może być odwrotny do zamierzonego. Należy znaleźć i zastosować taki czynnik który sprawi, że pracowni będzie chciał wydajnie pracować z własnej woli. Działanie to nazywane jest motywowaniem. Właściwe zastosowanie odpowiednich bodźców ma wpływ zarówno na postawy jak również na zachowanie pracowników. Jest to proces świadomy i zamierzony o wyznaczonym.

Motywowanie uzależnione jest przede wszystkim od charakterystyki stanowiska a także od płci pracownika. Dla pracowników fizycznych istotne są przede wszystkim takie czynniki jak wysokie zarobki a także bezpieczeństwo oraz pewność pracy. Pracownicy umysłowi będą poszukiwali przede wszystkim wyzwań, prestiżu i statutu zawodowego a także szanse rozwoju i awansu.

Jak motywować?

Motywowanie wykorzystuje trzy grupy czynników a mianowicie czynniki o charakterze finansowym, rzeczowym i niematerialnym. Głównym ale nie jedynym motywatorem jest wynagrodzenie. To właśnie jego wysokość i elastyczność mają wpływ na to w jaki sposób i z jakim zaangażowaniem pracownicy wykonują swoje obowiązki. Innymi czynnikami motywacyjnymi z tej grupy są różnego rodzaju dodatki do płacy takie jak premie, nagrody i prowizje. System płacowy może być z góry ustalony przez pracodawcę.

Elementami rzeczowymi motywującymi do pracy mogą być przede wszystkim dodatki do do określonego stanowiska, takie jak służbowy telefon czy samochód, odpowiednio wyposażone stanowisko pracy, a nawet drobne upominki z różnych okazji. Bardzo często są to bodźce wręcz oczekiwane przez pracowników. Chcąc uzyskać korzyści wynikające z pracy na danym stanowisku, będą bardziej angażować się w pracę.

Ostatnią grupą czynników motywujących są bodźce o charakterze niematerialnym Mogą to być różnego warunki pracy i jej stabilność, różnego rodzaju szkolenia i kursy a nawet prosta pochwała przełożonego. Sprawiają one, że pracownik czuje się doceniony i w dalszym ciągu angażuje się w wykonywane przez siebie zadania. Element ten jest ważny jednak bardzo często zapominany lub ignorowany przez pracodawców.

Meble biurowe

Pierwszym z istotnych elementów niebędących do wykonywania pracy są meble biurowe. Istnieje wiele rodzajów tego typu mebli lecz bez kilku ich rodzajów nie może się obejść żadne szanujące się biuro. Pierwszym z nich jest biurko pracownika.

Przy tym meblu pracownik spędza większość sojowego czasu. Można powiedzieć, że jest to jego prywatna przestrzeń. Aby był on zadowolony i mógł wykonywać swoją pracę warto zadbać o to, aby była ona stosunkowo duża. Biurko powinno mieścić monitor, klawiaturę i myszkę, pojemnik na przybory do pisania i pojemnik na dokumenty, przy jednoczesnej dużej przestrzeni wolnej. Koniczne jest również, aby pod biurkiem pracownik miał odpowiednią przestrzeń na nogi. Dzięki temu pracownik będzie mógł swobodnie poruszać się.

Drugim ważnym meblem biurowym jest krzesło pracownika. Powinno być ono przede wszystkim wygodne, aby siedząca na nim osoba mogła swobodnie przepracować określony czas. Najlepiej przystosowane do tego typu pracy są krzesła biurowe wyposażone w kółka. Dzięki temu pracownik może poruszać się na małych powierzchniach bez konieczności wstawania. Krzesła te mogą być regulowane co do wysokości i ustawienia oparcia dzięki czemu możliwe jest dostosowanie ich do postury różnych pracowników.

Bardzo ważnym elementem wyposażenia biura są szafki na dokumenty. Pozwalają one przede wszystkim na zachowanie porządku w biurze oraz na archiwizację posiadanych dokumentów.

Urządzenia biurowe

Ważną częścią wyposażenia stanowią różnego rodzaju urządzenia umożliwiające pracę. Każde stanowisko przeznaczone do pracy biurowej bezwzględnie powinno być wyposażone w komputer. Jest to niezbędne minimum, bez którego praca biurowa jest bardzo mozolna a czasami wręcz niemożliwa. Naturalnie komputery powinny posiadać połączenie do Internetu oraz Intranetu (sieci wewnętrznej) choć jest to raczej uzależnione od charakteru pracy.

W każdym biurze powinny znaleźć się również telefony. Komunikacja wyłącznie za pomocą komputera nie cieszy się jeszcze tak dużą popularnością, dlatego też obecność telefonu jest obowiązkowa. Większość biur wyposażona jest również w faks, który stanowi prosty i szybki sposób na przesyłanie dokumentów. Nie jest to jednak urządzenie, którego obecność jest niezbędna w takich ilościach jak komputery czy telefony. W zależności od charakteru działalności firmy biuro może być również wyposażone w takie urządzenia jak drukarki, bindownice, skanery itp.

Coraz częściej stosowane są rozwiązania umożliwiające łatwiejszy kontakt oraz dające poczucie większej bliskości zarówno pomiędzy pracownikami , pracownikami i ich przełożonymi jak również i klientami. Jednym z najpopularniejszych rozwiązań jest zmiana architektury biura. Zmiany te dotyczą najczęściej wyburzania wewnętrznych ścian oraz łączenia ze sobą poszczególnych pomieszczeń. Dzięki tego typu rozwiązaniu pracownicy konkretnych działów mogą przebywać razem w jednym większym pomieszczeniu. Ogromną zaletą tego typu rozwiązania jest przede wszystkim możliwość łatwego kontaktu pomiędzy pracownikami. Pracownicy mogą w ten sposób służyć sobie wzajemną pomocą a przepływ informacji jest znacznie łatwiejszy.

Do niedawna bardzo popularnym rozwiązaniem było stosowanie gipsowych ścianek działowych. Budowane w ten sposób boksy dawały pracownikom poczucie prywatności al jednak były bardziej otwartą formą niż zamknięte pokoje. Jest to dobre rozwiązanie w przypadku firm zajmujących się telefoniczna obsługą klienta ponieważ pracownicy nie przeszkadzają sobie na wzajem w rozmowie.

Obecnie zamiast boksów ze ściankami gipsowymi bardzo często stosuje się boksy szklane. Boksy te maja formę zamkniętego pokoju wyposażonego w drzwi szklane. Ściany działowe są całkowicie wykonane ze szkła z metalowymi elementami złączeń. Drzwi szklane mogą być zarówno przesuwne jak również otwierane w sposób klasyczny do wewnątrz. Szklane boksy mają wiele zalet. Po pierwsze dają poczucie większej przestrzeni niż w przypadku normalnego pokoju czy też boksu gipsowego. Szklane boksy są również znacznie jaśniejsze.

Rozwiązanie tego typu znacznie ułatwia również nadzór i kontrolę pracowników. Nie trzeba zaglądać do konkretnego boksu żeby zobaczyć, czy pracownik wykonuje powierzone mu zadania.

Szklane boksy to również doskonałe rozwiązanie dla pracowników obsługujących indywidualnych klientów. Klienci czują się dobrze rozmawiając indywidualnie z pracownikiem, natomiast klienci oczekujący mogą zobaczyć czy pracownik jest w konkretnej chwili zajęty obsługą innego klienta.

Jak więc widać zamiana zamkniętych pomieszczeń na otwarte przestrzenie biurowe niesie ze sobą wiele zalet. Najważniejszą z nich jest poprawa samopoczucia klienta ale przede wszystkim pracownika.

W zależności od wykonywanej pracy zasady dotyczące higieny mogą różnic się od siebie. Przykładowo pracownicy, którzy mają nieustanny kontakt z żywnością powinni dbać o odpowiednią czystość rąk. Pracownicy wykonujący pracę fizyczną powinni mieć możliwość wzięcia prysznica.

Dla utrzymania odpowiedniej higieny w pracy konieczne jest odpowiednie, wyposażenie i ubikacji dla pracowników oraz, w wypadku posiadania, szatni pracowniczej.

Łazienki pracownicze powinny być tak wyposażone, aby po skorzystaniu z ubikacji pracownik mógł swobodnie umyć ręce. Konieczne jest więc wyposażenie łazienki w zlew i kran z ciepłą wodą, dozowniki mydła w płynie, dozowniki papierowych ręczników jednorazowych, suszarkę do rąk oraz dozowniki papieru toaletowego w ubikacji. Konieczne jest również zadbanie o to, aby wszystkie dozowniki były regularnie uzupełniane.

Ważnym elementem odpowiedniej higieny pracy pracowników fizycznych jest wyposażenie ich szatni bądź tez łazienki w prysznice. Wykonując prace fizyczne różnego rodzaju pracownicy fizyczni łatwo mogą się ubrudzić lub spocić. Konieczne jest więc zapewnienie im możliwości odświeżenia się po pracy.

Oprócz zapewnienia warunków sprzyjających odpowiedniej higienie pracy konieczne jest również przeszkolenie pracowników i zadbanie o to, aby przestrzegali oni podstawowych zasad higieny. Pierwszy cel można osiągnąć poprzez poświęcenie części szkolenia BHP zagadnieniu higieny pracy.

Drugi cel może zostać osiągnięty przede wszystkim przez rozwieszenie odpowiednich instrukcji i poleceń w odpowiednich miejscach. Przykładowo w kuchni dla pracowników lub pokoju śniadaniowym należy umieścić informacje dotyczące konieczności sprzątania po sobie, natomiast w łazience instrukcje dotyczące mycia rąk po każdorazowym skorzystaniu z toalety.

Higiena pracy ma przede wszystkim wpływ na jakość świadczonych usług, ale również wpływ na zdrowie samych pracowników. Warto więc zapewnić im odpowiednie warunki oraz zadbanie o to, aby przestrzegali podstawowych zasad higieny.